在准备参展时，确实需要精心策划和准备多个方面以确保参展效果较大化，特别是针对您提到的邀请函发送和样品准备，以下是长沙展会搭建公司更详细的建议：
  1. 邀请函的发送
  邀请函的重要性：邀请函不仅是邀请老客户参观展位的正式方式，也是展示公司诚意和专业性的重要途径。它能让客户感受到公司对他们的重视，并提前规划行程。
  邀请函的内容：
  基本信息：明确展会名称、时间、地点、公司的展位号以及公司的联系方式。
  公司亮点：简要介绍参展的新产品、技术创新、特别优惠或活动等吸引点。
  个性化定制：如果可能，根据客户的兴趣和需求定制邀请函内容，使其更加贴心和有针对性。
  明确邀请：清晰表达希望客户能亲临展位参观并洽谈合作的意愿。
  发送时间与方式：
  提前发送：一般建议提前2-3个月发送邀请函，给客户足够的时间安排行程。
  多种方式：通过电子邮件、邮寄（对于重要客户）、社交媒体私信等多种方式发送，确保信息到达。
  2. 样品的准备
  精心挑选样品：
  代表性产品：选择能代表公司技术实力、设计风格和产品质量的产品进行展示。
  多样化展示：如果条件允许，可以准备不同系列、不同功能或不同价格区间的样品，以满足不同客户的需求。
  新品亮点：重点展示新研发的产品或技术，以吸引更多关注和询盘。
  外观与包装：
  外观设计：确保样品外观整洁、美观，符合目标市场的审美标准。对于需要通电演示的产品，确保现场有稳定的电源供应。
  包装与展示：使用专业的包装材料和展示架，提升产品的档次感和吸引力。在展位上合理布局，确保样品易于查看和操作。
  功能演示与说明：
  操作便捷：确保样品操作简便，客户可以轻易上手体验。
  说明材料：准备详细的产品说明书、技术手册或演示视频等资料，供客户进一步了解产品。
  现场演示：安排专业人员进行现场演示和讲解，解答客户的疑问和关注点。